Privacyverklaring
In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens in HPG Performance worden verwerkt, waarvoor, hoe lang en welke rechten je hebt. We houden het zo kort en duidelijk mogelijk.
1. Wie is verantwoordelijk?
HPG Performance wordt aangeboden door Artificial Studio, gevestigd op Ondernemingsweg 107, 1422 DZ Uithoorn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86527223, btw-nummer NL004262210B94, bereikbaar via info@artificialstudio.io (contactpersoon: Jaimy Roof).
- Werk je bij een horecabedrijf dat HPG Performance gebruikt (als medewerker, schoonmaker, manager of eigenaar)? Dan is je werkgever verantwoordelijk voor jouw gegevens in de app. Wij verwerken ze in opdracht van je werkgever, volgens een verwerkersovereenkomst. Vragen of verzoeken over je gegevens kun je het beste aan je werkgever stellen; wij helpen je werkgever daarbij.
- Ben je contactpersoon van een klant, of neem je contact met ons op? Dan zijn wij zelf verantwoordelijk voor die gegevens.
2. Welke gegevens en waarvoor
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, rol, wachtwoord (alleen versleuteld als hash), instellingen voor 2FA | Een account geven en veilig laten inloggen | Uitvoering van de overeenkomst |
| IP-adres, browser, apparaatcode, inlogmomenten, mislukte pogingen | Beveiliging: misbruik en inbraak herkennen en tegenhouden | Gerechtvaardigd belang (veiligheid van de dienst en de gegevens) |
| Medewerkers: naam, geboortedatum, e-mail, telefoon, functies, uurloon, gewenste en maximale uren, beschikbaarheid, schooltijden, verlof en afwezigheid, diensten | Roosters maken binnen de arbeidstijdregels, personeelskosten berekenen | Namens de werkgever: uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wettelijke plicht (Arbeidstijdenwet, regels voor jongeren) |
| Wie welke schoonmaaktaak wanneer aftekende, eventueel met foto en opmerking | Hygiëne en schoonmaak aantoonbaar bijhouden | Namens de werkgever: gerechtvaardigd belang en hygiëneregels (HACCP) |
| Omzet, bestellingen en uren per vestiging (uit kassa en roostersysteem) | Weekrapporten, analyses en prognoses voor het bedrijf | Namens de werkgever: uitvoering van de overeenkomst |
Ziekte: bij afwezigheid wordt alleen vastgelegd dát iemand ziek is, nooit de reden of diagnose. Foto's bij schoonmaaktaken zijn bedoeld voor de ruimte of het apparaat, niet voor personen. Jongeren: de geboortedatum is nodig om de strengere werktijdregels voor 15-, 16- en 17-jarigen te kunnen toepassen.
3. Hoe lang we gegevens bewaren
- Accountgegevens: zolang het account bestaat.
- Beveiligingslog (inloggen, blokkades, wijzigingen): 180 dagen.
- Inlogsessies: tot ze verlopen, uiterlijk 30 dagen.
- Roosters en gewerkte tijden: zolang de werkgever ze nodig heeft, ten minste 52 weken (wettelijke bewaarplicht voor arbeids- en rusttijden).
- Geüploade schoolroosters: het laatste bestand per medewerker; oudere bestanden worden 30 dagen na vervanging verwijderd.
- Na het einde van de overeenkomst met je werkgever: binnen 60 dagen verwijderd, tenzij de wet langer bewaren verplicht.
4. Wie de gegevens ook verwerken
We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame. Deze partijen verwerken gegevens namens ons, met een verwerkersovereenkomst:
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting van de webapplicatie | Servers in Frankfurt (EU); Amerikaans bedrijf |
| Supabase Inc. | Database en opslag van alle gegevens in de app | Servers in de EU; Amerikaans bedrijf |
| Anthropic PBC | Alleen als een schoolrooster wordt geüpload: de schooltijden uit het bestand lezen. Gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. | Verenigde Staten |
Voor partijen buiten de Europese Economische Ruimte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg. Kassa-, rooster- en bezorgsystemen die je werkgever koppelt (zoals een kassa of Thuisbezorgd) leveren gegevens aan in opdracht van je werkgever.
5. Automatische besluiten en AI
- De roosterplanner doet een voorstel op basis van beschikbaarheid, uren en arbeidstijdregels. Een leidinggevende bekijkt en publiceert het rooster; er is geen besluit zonder mens.
- Wordt een schoolrooster geüpload, dan leest een AI-dienst (Anthropic) daar de schooltijden uit. De uitkomst is na te kijken en aan te passen. Deze gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
- Er is geen profilering voor reclame of beoordeling van personen.
6. Beveiliging
Verbindingen zijn versleuteld (https). Wachtwoorden worden alleen als hash opgeslagen, 2FA-geheimen en API-sleutels versleuteld. Klanten zijn in de database van elkaar gescheiden. Inloggen is beschermd tegen raden en misbruik, en elke wijziging wordt gelogd.
7. Cookies
We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de app te laten werken en veilig te houden. Daarvoor is geen toestemming nodig. Er zijn geen analyse-, reclame- of trackingcookies.
| Cookie | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| Sessie | Ingelogd blijven | Tot uitloggen, uiterlijk 30 dagen |
| Vertrouwd apparaat | Herkennen dat je eerder veilig inlogde, zodat een aanvaller je account niet kan blokkeren | 180 dagen |
| Apparaatcode | Willekeurige code om aanvallen te herkennen en te blokkeren, ook als het IP-adres wisselt | 400 dagen |
| Weergave (lokaal opgeslagen) | Licht of donker thema onthouden | Tot je het wist |
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en het meenemen van je gegevens (dataportabiliteit). Op de pagina Account kun je met één knop een kopie van je eigen gegevens downloaden. Voor andere verzoeken: neem contact op met je werkgever, of met ons via info@artificialstudio.io. We reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe er met je gegevens wordt omgegaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Verandert er iets belangrijks, dan passen we deze verklaring aan en melden we dat in de app. De datum bovenaan laat zien welke versie dit is.
Zie ook de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.