Algemene voorwaarden

Versie van 14 oktober 2026

1. Wie wij zijn

Deze voorwaarden zijn van Artificial Studio, gevestigd op Ondernemingsweg 107, 1422 DZ Uithoorn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86527223, btw-nummer NL004262210B94, bereikbaar via info@artificialstudio.io (contactpersoon: Jaimy Roof), de aanbieder van HPG Performance. In deze voorwaarden heet die aanbieder "HPG", "wij" of "ons".

2. Begrippen

  • Dienst: de webapplicatie HPG Performance met weekrapporten, prestatieanalyse, signaleringen, roosterplanning, medewerkersportaal, schoonmaakregistratie en koppelingen met kassa-, rooster- en bezorgsystemen.
  • Klant: het bedrijf dat met HPG een overeenkomst sluit voor het gebruik van de Dienst.
  • Gebruiker: iedereen die namens de Klant een account heeft, zoals eigenaren, managers, medewerkers en schoonmakers.
  • Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst invoeren of die via een koppeling binnenkomen.
  • Overeenkomst: de afspraak tussen HPG en de Klant over de Dienst, met deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

3. Wanneer deze voorwaarden gelden

  1. Deze voorwaarden gelden voor elke Overeenkomst en elk gebruik van de Dienst. De Dienst is alleen voor bedrijven, niet voor consumenten.
  2. Inkoop- of andere voorwaarden van de Klant gelden niet, tenzij wij daar schriftelijk mee instemmen.
  3. De Klant ontvangt deze voorwaarden vóór of bij het sluiten van de Overeenkomst. De eigenaar gaat bij de eerste keer inloggen namens de Klant akkoord; wij leggen vast wie, wanneer en met welke versie. De voorwaarden staan altijd op deze pagina en zijn te downloaden en te printen.
  4. Afspraken in een offerte of aparte overeenkomst gaan voor op deze voorwaarden als ze ermee in strijd zijn.

4. De Dienst

  1. Wij leveren de Dienst online ("software as a service"). De Klant krijgt een recht om de Dienst tijdens de looptijd te gebruiken voor de eigen bedrijfsvoering; dit recht is niet overdraagbaar.
  2. Prognoses, roosteradviezen, signaleringen en controles op de arbeidstijdregels zijn hulpmiddelen. Ze zijn gebaseerd op de gegevens die beschikbaar zijn en kunnen afwijken van de werkelijkheid. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn beslissingen, zijn rooster en het naleven van wet- en regelgeving, zoals de Arbeidstijdenwet, de regels voor jeugdige werknemers en de cao.
  3. Koppelingen met systemen van derden (zoals kassa, roosterprogramma of bezorgplatform) werken via die derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun beschikbaarheid, wijzigingen of de juistheid van wat zij aanleveren.
  4. Wij mogen de Dienst verbeteren en veranderen. Haalt een wijziging een belangrijke functie weg, dan melden wij dat ten minste 30 dagen vooraf.

5. Wat wij van de Klant verwachten

  1. De Klant zorgt dat Gebruikers hun inloggegevens geheim houden, accounts niet delen en tweestapsverificatie gebruiken waar dat kan. Misbruik van een account valt onder de verantwoordelijkheid van de Klant.
  2. De Klant geeft Gebruikers alleen de rechten die zij nodig hebben, en zet accounts van mensen die uit dienst gaan direct uit.
  3. De Klant voert alleen gegevens in die hij rechtmatig mag gebruiken en informeert zijn werknemers over het gebruik van de Dienst. Bij verzuim noteert de Klant alleen dát iemand ziek is, nooit de reden of diagnose.
  4. Het is niet toegestaan de Dienst te misbruiken: geen pogingen om beveiliging te omzeilen, geen geautomatiseerde massale verzoeken, geen kwaadaardige bestanden en geen gebruik in strijd met de wet.

6. Beschikbaarheid, onderhoud en beveiliging

  1. Wij doen ons best om de Dienst zonder onderbrekingen beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid. Gepland onderhoud doen wij zo veel mogelijk buiten de openingstijden van de horeca.
  2. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om Klantgegevens te beveiligen. Welke dat zijn, staat in de verwerkersovereenkomst.
  3. Bij een vermoeden van misbruik of een beveiligingsrisico mogen wij een account of de toegang vanaf een adres of apparaat tijdelijk blokkeren.

7. Persoonsgegevens

Voor de persoonsgegevens in de Dienst is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de Overeenkomst. Hoe wij met gegevens van onze eigen klantcontacten omgaan, staat in de privacyverklaring.

8. Prijs en betaling

  1. De prijs staat in de offerte of de overeenkomst. Alle prijzen zijn exclusief btw.
  2. Facturen betaalt de Klant binnen 14 dagen na de factuurdatum.
  3. Wij mogen de prijzen eenmaal per jaar aanpassen aan de prijsindex (CPI van het CBS). Een grotere verhoging melden wij ten minste 60 dagen vooraf; de Klant mag dan opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.
  4. Betaalt de Klant na een herinnering niet, dan mogen wij de toegang opschorten tot er betaald is. De gegevens blijven in die tijd bewaard.

9. Duur en opzeggen

  1. De Overeenkomst geldt voor de periode in de offerte. Staat daar niets, dan geldt zij voor onbepaalde tijd en kunnen beide partijen opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van één maand.
  2. Wij mogen de Overeenkomst direct beëindigen als de Klant failliet gaat, of ernstig of herhaald in strijd handelt met deze voorwaarden.
  3. Na het einde kan de Klant zijn gegevens nog 30 dagen opvragen. Daarna verwijderen wij de Klantgegevens binnen 60 dagen, tenzij een wettelijke plicht ons verplicht iets langer te bewaren.

10. Eigendom

  1. De software, het ontwerp en de documentatie van de Dienst blijven van HPG.
  2. Klantgegevens blijven van de Klant. Wij gebruiken ze alleen om de Dienst te leveren en niet voor andere doelen, behalve geanonimiseerd om de Dienst te verbeteren (zonder dat iets naar een persoon of klant te herleiden is).

11. Aansprakelijkheid

  1. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de Klant in de 12 maanden vóór de schade aan ons heeft betaald voor de Dienst.
  2. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde omzet of winst, gemiste besparingen, boetes van toezichthouders door beslissingen van de Klant, of schade door onjuiste gegevens die via de Klant of een koppeling zijn aangeleverd.
  3. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding.
  4. Schade moet de Klant zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 12 maanden na het ontstaan schriftelijk melden.

12. Overmacht

Bij overmacht hoeven wij onze verplichtingen tijdelijk niet na te komen. Daaronder valt ook een storing bij een hosting- of databaseleverancier, internetstoringen, grootschalige cyberaanvallen en overheidsmaatregelen. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst beëindigen.

13. Wijzigen van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging melden wij ten minste 30 dagen voordat zij ingaat. Bij de eerstvolgende keer inloggen vragen wij de eigenaar opnieuw akkoord te gaan. Is de Klant het niet eens met een wezenlijke wijziging, dan mag hij opzeggen tegen de datum waarop zij ingaat.

14. Toepasselijk recht

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar HPG is gevestigd.

Vragen? Mail naar info@artificialstudio.io. Zie ook de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.